外观
八项制度与六个规范
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本文是 DA/T 92—2022《电子档案单套管理一般要求》系列解读的第五篇，讲规范第六章「制度建设要求」：8 项管理制度、6 个技术和工作规范，一项一项说清管什么、怎么用。
制度建设要求
单套管理的落地，第一道考验不在系统，而在制度。规范第 6 章对制度建设提出了总要求：
应建立相应的管理制度、技术和工作规范体系，保证办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系统相互衔接并实现预定功能，支持对电子档案进行全过程管理的需要；管理制度、技术和工作规范应当符合相关法律法规及行业标准，充分发挥作用并被有效执行。
需要留意的是，制度写出来不等于算了数。附录 B 的评估表对「制度建设要求」挂了四个考察点：管理制度是否齐全、技术和工作规范是否齐全、文件是否符合法律法规和行业标准、有没有真在用。前两点靠写，后两点靠平时做。
八项管理制度
附录 A 表 A.1 列出了 8 项管理制度。前四项管的是底座：
- 电子档案管理基本制度，是总纲，写清电子档案的效力、各部门职责分工和基本管理要求；
- 办公自动化系统、业务系统归档制度，规定归档流程和工作要求；
- 电子档案管理系统运行维护制度，涵盖操作规程、修改规程、定期维护、安全保密，以及运行状态记录和日志归档；
- 电子文件归档范围、电子档案分类方案与保管期限制度，明确哪些要归、怎么分、留多久、到期怎么处置。
后四项管的是动作：
- 电子文件整理与归档制度，规定归档格式、元数据要求和整理要求；
- 电子档案鉴定、利用、统计与移交制度，规定鉴定程序、利用规则与权限设置、统计和移交要求；
- 电子档案安全（保密）管理制度，覆盖备份、检测、审计、应急处置，以及涉密信息和载体的管理；
- 电子档案管理培训制度，落实培训计划和安排。
六个技术和工作规范
表 A.2 的 6 个规范，前三个管的是「东西长什么样、怎么连、怎么存」：电子档案数据规范，定数据格式和内容要求；电子档案管理系统接口规范，向办公自动化系统和业务系统提供移交、利用接口，写明调用方式、接口名称、接口参数；电子档案存储和备份策略，定存储要求以及备份范围和方式。
后三个管的是「出了事怎么办」：电子档案转换与迁移策略，规定系统迁移、数据迁移、格式转换的做法；电子档案数据恢复方案，应对系统软硬件故障或极端情况造成的数据丢失；电子档案管理应急处置方案，按应急准备、应急响应、应急处置、应急恢复四步走。
制度与规范的分工
制度与规范各有侧重：制度管「谁做什么、什么不能做」，规范管「怎么做、做到什么标准」。第 6.2 条还有一句很实用：管理制度可以根据需要单独或合并制定。不一定要交 8 份文件，可以合并成一份《电子档案管理办法》，但该管的内容一项都不能漏。
落在实处
制度建设最容易走成形式：文件编好往柜子里一放，就完事了。真正难的是后两项——合不合规、有没有真在用。评估时被问一句「上次照这份制度做了什么」，答不上来，其余做得再好也白搭。制度规范的价值，不在纸面，在日常。