外观
电子文件的形成与归档
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本文是 DA/T 92—2022《电子档案单套管理一般要求》系列解读的第八篇，回答电子文件在形成与流转阶段应当守住哪些规矩、归档时应当选用什么格式。
归档格式是长期保存的底线
归档格式的选择，是档案长期保存的底线。格式选型一旦失误，即便后续流转、归档、管理全流程都合规，也会给档案的长期利用和迁移留存埋下隐患，影响数十年后的可用性。
不少单位不重视归档格式，只满足于文件能正常存储。但电子档案要保存数十年，专用、私有格式存在两大问题：一是软件迭代升级后，旧格式无法兼容，文件打不开；二是被厂商私有格式绑定，更换业务系统或档案系统时，数据无法迁移导出。因此规范的取向很清楚：能用通用格式，就别用私有格式。
形成与流转的三条红线
电子文件的形成与流转，规范在 8.1.1 划定了三条要求，这是归档的前置基础。
其一，全程系统可控：
电子文件应由经授权和确认的法定形成者，直接在办公自动化系统、业务系统里办理形成，或者合规导入，全程在系统监控下流转。
任何线下打印、手写签署、再扫描上传的操作，都会打断这条链路。
其二，过程痕迹完整。文件关键节点的修改痕迹和管理过程元数据都要完整留存。以电子公文为例，起草、审核、签发、收发文办理、整理归档、管理等环节的痕迹——修改人、修改时间、修改内容——全程可追溯。纸质时代靠签字、笔迹溯源，电子档案靠的就是这些痕迹。
其三，文件要素齐全。电子文件的组件和构成要素要齐全完整，文件本体与元数据要保持关联、不能拆分。元数据有各自的专项标准：文书、照片、录音录像电子文件的元数据项分别按 DA/T 46、DA/T 54、DA/T 63 定义；党政机关电子公文元数据还应符合 GB/T 33480 的要求。标准里标注为必选的元数据项，就是必备项，一个都不能少。
通用格式原则
红线之后，再看格式本身。规范 8.1.2 规定：
电子文件应当以通用格式形成、收集，或者在归档之前转换成通用格式。
日常流转用什么格式可以灵活，归档这道口子必须把住。规范列出的依据是 GB/T 18894 和 GB/T 33190；党政机关电子公文的格式还要符合 GB/T 33476 的要求。
附录 B 的格式对照表
具体选用什么格式，附录 B 表 B.1 的「格式要求」一栏给出了对照。文书类文件，正本、定稿、公文处理单等以 OFD、PDF 等版式文档格式归档保存；修改过程稿以 WPS、RTF、DOC 等格式归档保存——正式件走版式文档，过程稿走文字处理格式，二者不可混淆。
照片、录音、录像类同样有明确对应：照片类电子档案以 TIFF、JPEG 格式保存，可交换图像文件信息（EXIF）要保存完整，拍摄时间、拍摄设备等信息不能丢失；录音类分两档，重要或珍贵的以 WAV 格式保存，其他的以 MP3 格式保存；录像类以 MPG、MP4、AVI、MXF 格式保存。
其他类型的电子文件，规范还有一行兜底：根据 GB/T 18894、DA/T 47 的原则和相关行业标准，选用主流、成熟、开放的格式。
以对照表开展自查
掌握这些要求后，可以对照附录 B 表 B.1 开展自查：对存量归档文件抽样核查，文书正本是否采用了版式文档，照片的 EXIF 信息是否完整，重要录音是否为 WAV 格式。发现不合规的，应当尽早整改——数据堆起来再回头处理，成本要大得多。