外观
归档与移交
约 1153 字大约 4 分钟
本文是 DA/T 92—2022《电子档案单套管理一般要求》系列解读的第九篇，回答电子文件如何规范归档入库、如何编号存储，以及入库之后如何管理、处置与移交。
归档是生命周期的正式起点
归档是电子档案生命周期的正式起点。这个环节不规范，后续所有管理工作都会出现漏洞：档号编制混乱，检索便随之失效；存档信息包封装不合规，长期可读便没有保障；权限管控不严，操作追溯便留下盲区。正因如此，规范对归档流程、存储管理、到期处置的每一步，都设置了明确的要求。
整理与封装存档信息包
规范 8.1.3 规定了整理与封装要求：
电子文件应按照 GB/T 18894 和 DA/T 22 进行整理，封装形成存档信息包。
其中有一项关键禁忌：
存档信息包不应包含非开放的压缩、加密、签名、印章、时间戳等技术措施。
电子档案以长期保存、长期可读为核心目标。加密算法、签名证书会随技术迭代失效，过度加密锁定，会导致远期档案无法读取、无法迁移。
归档通道与档号编制
规范 8.1.4 规定了归档通道与赋档号规则：
电子文件归档应通过归档接口，由办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系统在线完成；归档登记、赋予档号，由电子档案管理系统完成。
权责边界应当明确：业务系统负责合规推送文件和元数据，而档号是档案的唯一身份标识，必须由档案系统统一编制，业务系统不能自行赋号。
规范只保留了一个离线归档的例外：不经业务系统形成的照片、录音录像等电子文件，可以通过介质拷贝等方式离线归档。除这类文件外，其余电子文件都不应通过介质拷贝离线归档。涉密电子文件的归档，还应符合相关保密规定的要求。
入库后的管理要求
文件归档入库后，进入 8.2 条的管理要求。命名与存储上，电子档案应以档号为基础命名，按照档号构成项逐级建立文件夹存储，即全宗、年度、保管期限、机构、件号的层级；电子档案元数据应转化为 XML 等文件，与电子档案统一存放，不能与档案本体分家，分开便成了孤儿数据。
目录管理上，应建立电子档案目录，与电子档案建立关联关系，保持一一对应。目录是检索利用和台账管理的入口，条目必须准确、对应唯一，不能错配、漏配或重复匹配。
权限管控上，电子档案的管理和利用应严格遵循权限分工与工作流程，系统要落实安全管控措施，保证无非法访问、无超越权限的访问，保证电子档案不被非法篡改。纸质档案靠物理保管和借阅登记防控风险，电子档案靠的则是分级权限体系加全程审计日志。
到期鉴定、处置与移交
生命周期的末端是到期鉴定与处置。档案保管期限届满，系统应自动提示，工作人员按流程开展鉴定。鉴定结果分两条路：需要销毁的，履行完整审批流程后，由授权用户手工确认删除，并以电子形式保存销毁清单和记录；需要续存的，审批通过后修改保管期限和相关元数据。销毁不能由系统自动执行，必须由授权用户手工确认，且全程留痕。
到期移交上，电子档案达到移交期限，应按照电子档案移交与接收的相关规定，向档案馆移交。系统具备移交能力是基础，业务上按期合规移交才是核心。