转换迁移与四性检测

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本文是 DA/T 92—2022《电子档案单套管理一般要求》系列解读的第十一篇，讲规范第九章后半部分的三项安全机制：转换与迁移、安全检测、审计跟踪。

档案会悄悄坏掉

与纸质档案相比，电子档案的风险更为隐蔽。纸质档案一旦损坏，霉变、虫蛀、破损都看得见；电子档案从表面看文件完整、大小正常，却可能因格式遭淘汰、载体老化或系统升级而早已无法打开，直到调用或移交时才暴露。正因如此，规范用转换与迁移、安全检测、审计跟踪三套机制，把隐性损坏与操作失据的风险一并堵住。

9.3 节先讲转换与迁移，管的是技术与载体换代时档案数据如何平稳过渡。

9.3.1 要求制定并评估转换与迁移策略：

应制定、评估电子档案数据转换与迁移策略，确保转换与迁移后，电子档案各组件、元数据、审计日志、配置信息之间的关联关系，保持上述内容的完整性、可用性。

电子档案并非单一文件，而是一套联动体系，转换时只要有一处对不上，整条链都可能失效。

9.3.2 规定格式转换的条件与动作：

电子档案保存格式不能满足长期保存需要时，应对电子档案进行格式转换；格式转换时，应自动采集相关元数据。

各类格式都有技术寿命，老旧格式会逐步失去软件支持，格式迭代更新是保障档案长期可读的必要手段。

9.3.3 列举了需要迁移更新的四种情形：

在电子档案的存储设备更新、系统扩充、应用软件升级、存储载体改变等情况发生时，应对电子档案管理系统及其数据进行相应的迁移和更新操作。

数据要迁，管理系统本身也要跟着迁。9.3.4 则要求基础设施同步跟上：

服务器、网络设备、存储设备、安全管理设备等基础设施，应根据迁移和更新需求及时调整、扩容、升级。

9.4 节讲安全检测，本质是给电子档案做常态化体检。9.4.1 规定了检测的环节与频次：

应对电子文件归档和电子档案移交接收环节进行真实性、完整性、可用性、安全性检测。电子文件归档后，每年至少进行 1 次检测。

四性检测贯穿档案全周期，而非阶段性动作。9.4.2 明确检测依据：

文书类检测按 DA/T 70—2018 进行，其他类型可参照执行。

9.4.3 与 9.4.4 进一步规定了环境检测的要求：

应具备对在线电子档案存储状况进行监控和警告的能力，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。

应定期对电子档案管理系统、服务器、网络设备、存储设备及安全管理设备等软硬件有效性进行检测，确保电子档案保管环境无病毒感染、无安全隐患。

9.5 节讲审计跟踪，管的是全程可追溯。9.5.1 规定审计范围与记录要素：

应建立审计跟踪制度，对电子档案管理流程操作行为、电子档案管理系统运维操作行为实施审计跟踪。操作行为应包括但不限于行为描述、行为步骤、行为对象、行为日期、行为人员。

两类操作、五项要素，使每一次操作都有据可查。9.5.2 与 9.5.3 进一步规范审计信息与日志的管理：

应自动记录审计跟踪事件信息，并将有关审计信息按元数据方案要求，同时作为电子档案的元数据加以管理。

应规范审计跟踪日志管理，在电子档案生命周期内持续维护审计跟踪日志。审计跟踪日志和重要操作日志可按日期、人员等条件检索查询，保存时间不应低于电子档案保管期限，且应纳入备份恢复范围。